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LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: UN SISTEMA DINÁMICO EN PERMANENTE EQUILIBRIO

Las empresas hoy están o deberían de estar en Acción Dinámica Permanente.

¿Qué requisitos requieren hoy las Estructuras Organizativas de las Empresas?

¿Qué es una Estructura Organizativa Humana y Funcional?

Todos los días, en los diferentes canales de televisión se nos informa de manera clara y atinada del tiempo y su evolución.

¿Recuerdan al monje de las Farmacias? Se acuerdan de que por los años 50, todas las farmacias tenían un monje que con su barita y capucha nos indicaban el tiempo que teníamos o íbamos a tener.

Nuestro simpático monje se asemejaba a lo que hoy llamamos un “sistema”. En efecto, agentes externos generaban a través de un mecanismo unas reacciones. Un input actuaba sobre unos artilugios y provocaba un output. Concurrían en nuestro monje, un agente generador, un medio transmisor y un receptor que nos indicaba la situación climatológica.

¿Cómo hemos evolucionado?. No solo han desaparecido los monjes de las farmacias sino que ahora todos sabemos lo que es la borrasca, el anticiclón, las isóbaras y los frentes fríos.

Monje barometro

Ustedes han oído hablar de cambios y/o transformaciones moleculares. Todos sabemos que el camaleón toma el color del ambiente en donde está. El estado de los cuerpos cambia, los comportamientos y conductas también cambian en función de unos agentes externos que actúan sobre las personas o cosas obteniendo unos resultados sin que en ningún momento cambie la naturaleza de las personas o cosas.

Todos sabemos que dentro de las estructuras moleculares hay fuerzas en conflicto que interactúan continuamente. Son fuerzas dinámicas que permanentemente, sin parar, chocan unas contra otras sin que en ningún momento se pierda el equilibrio y la plena entidad de la persona o cosa sobre la que interactúan.

Igualmente sucede en las organizaciones empresariales. Las empresas son sistemas en permanente cambio. Las personas, en mi opinión, siempre están por encima de los sistemas y son las personas, que en las empresas vienen desarrollando su actividad, las que consiguen el necesario equilibrio para la funcionalidad.

Hasta ahora veníamos hablando de organizaciones Carismáticas, Burocráticas, de Dirección por Objetivos, de Sistemas de Dirección, de Estructuras Verticales…etc. Todo esto ha cambiado radicalmente. Ahora las Organizaciones Empresariales están siempre en permanente estado de cambio, en una dinámica de cambio permanente, en continua innovación, adecuándose y adaptándose  a los frenéticos, agresivos y constantes movimientos externos e internos que en las empresas se producen. Los “expertos”, que en este campo del management hay muchos (creo que son más fantasmas que expertos), hablan hoy de Estructuras Adhocráticas.

Antes hemos dicho que un sistema, nuestro monje, se compone de un agente emisor, un transmisor y un receptor. Una empresa en esencia es un sistema. Todos los sistemas DIMENSIÓN, CULTURA, ESTRUCTURA INTERNA Y RESULTADOS.

Una organización empresarial contiene un esqueleto estructural reflejado en un organigrama. Pero para que nuestra estructura tenga vida necesita, no solo personas que se la den, sino complementos que lo posibiliten. Hablamos de los elementos de Gestión, Estructurales y Estratégicos (los elementos culturales los contemplamos dentro de los estratégicos), imprescindibles para sobrevivir..

Una buena organización hoy, precisa por encima de todo de una Cultura, una Filosofía, una Visión Antropológica genuinas y propias de esa organización. Hoy solo funcionan trajes a medida y no sirve el “pre a porter”. Los modelos han de ser “ad hoc” y además no pueden ser rígidos pues la dinámica del cambio impone la flexibilidad y adaptabilidad.

La dirección, los técnicos, los mandos intermedios, el personal, todos han de estar inmersos en la organización, saturados de la cultura de la misma y preñados de la necesaria motivación transcendente que les conducirá a alcanzar resultados y continuar siendo competitivos.

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La estrategia, la cultura empresarial, la nueva filosofía, los resultados, las motivaciones de todo tipo y naturaleza se han de asentar sobre una estructura humana y funcional. Para que las personas dentro de la organización se comporten con plena funcionalidad y debidamente coordinadas, necesitan un buen soporte estructural. Con él, se adaptarán y harán frente a la demanda cambiante día a día y a los constantes cambios que a través del tiempo se producirán en nuestro sistema organizativo.

Diremos que una organización es culturalmente completa cuando con rigor y fortaleza haga frente y replique con la debida respuesta a los agentes externos e internos que intentan cambiarla.

El equilibrio y la estabilidad de las organizaciones, depende de las personas que en ellas trabajan. Dentro de lo organización las personas se coordinan, interactúan entre sí a través de relaciones formales e informales, tanto internas como externas. Las empresas tienen vida y podemos afirmar sin reparo alguno que las empresas son sistemas biológicos de naturaleza viva, cambiante y acción dinámica permanente para reaccionar y enfrentarse a los agentes perturbadores que continuamente le acosan.

Los comportamientos de las empresas frente a la competencia, son mecanismos de acción y reacción ejercidos por las personas y desarrollados a través de las estructuras y sistemas de organización que las empresas tengan. De la calidad y velocidad de las reacciones (de las decisiones que se tomen) dependerán los resultados.

Cuando uno compra, quiere ganar dinero. Cuando uno vende quiere ganar dinero. Si uno compra algo, lo hace porque lo necesita para poder vender otra cosa. Todos somos compradores y vendedores. Entonces, ¿los objetivos del que compra y del que vende, están enfrentados o ambos persiguen el mismo fin?. Dentro de la estructura se compra y se vende, se intenta comprar barato y vender caro. ¿Debe prevalecer el equilibrio o el beneficio?

Si prevalece el equilibrio duraremos mucho, envejeceremos dentro de la empresa, pero si vence el beneficio, nuestra vida será corta porque nuestros proveedores que no son tontos, se cansarán de perder. Luego debe existir en ese sistema compra-venta el necesario equilibrio entre antagonismos e intereses enfrentados.

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Observemos que hablamos de fuerzas en conflicto obligadas a entenderse y por tanto a alcanzar un equilibrio. Dentro de una organización, concurren una serie de fenómenos de autorregulación permanente que conducen al mantenimiento de la constancia y propiedades del sistema. Y hablamos del equilibrio financiero, del comercial, de los procesos de producción, de la estructura humana y de cuantos sub-sistemas concurran dentro del sistema empresarial.

La autorregulación hace que siendo la organización un sistema dinámico, al mismo tiempo no puede perder su equilibrio.

La autorregulación logra la constancia de las propiedades de todos los elementos constitutivos de la organización, siempre influidos y presionados por agentes internos y externos.

La autorregulación mantiene las constantes y variables vitales de la organización para que esta no perezca.

La autorregulación posee mecanismos que hacen, que sistemas de alta complejidad como son los de la empresa, consigan permanentemente un estado de equilibrio, en un entorno de cambio continuo.

Las empresas, como organismos vivos, están sometidas a permanentes procesos de cambio y equilibrio simultáneos. La empresa es compleja, su estructura organizativa es necesaria y su funcionalidad imprescindible.

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Las empresas son un sistema estable de dificultades. El error y la persona humana son las dos cosas insustituibles e irrenunciables para su existencia. Solemos decir que una empresa es buena si gana dinero, si su estructura financiera es sólida, si sus instalaciones son modernas y están bien conservadas, si su gama y calidad de productos es suficiente, si sus ventas y márgenes evolucionan bien. Pues bien, siendo todo esto necesario y bueno, no es suficiente para garantizar que la empresa no perezca. Se dice, y creo que con acierto, que una buena empresa es aquella que el dueño (o los dueños) se mueren antes que ella. Para garantizar la longevidad de una empresa precisamos de talento organizado. Hay organizaciones bien estructuradas que perviven y otras mal planteadas o sin organización que perecen pronto.

Se suele señalar a los agentes externos como los culpables de que las empresas vayan mal.

La culpa es de los “clientes”, que cada día piden más cosas pagando lo mismo o desean comprar más barato recibiendo los mismos servicios.

La culpa es de los “proveedores” que nos suministran productos y servicios de menor calidad.

La culpa es de la maldita “competencia”, cada día más turbia y desleal

La culpa es de “papá estado” que nos cose a impuestos.

Qué casualidad, la culpa siempre está en los demás, jamás en nosotros mismos, en nuestra organización. Pareciera que los fracasos vienen por dificultades financieras, por inconvenientes técnicos, por instalaciones mal mantenidas, por la dureza de los mercados, por falta de personal, etc..etc..

Es evidente la notable influencia que los aspectos antes mencionados, tienen para la buena funcionalidad de las empresas. Pero siempre, debajo de estos problemas objetivos y evidentes, existen otros, ocultos, latentes en el ambiente empresarial, originados por carencias culturales y falta de talento, que producen reacciones tardías frente a los agentes agresores internos y externos.

Existen semillas en decadencia, o terrenos mal preparados para sembrar. Los árboles ya crecidos, se cuidan poco y los abonos se echaron fuera de tiempo. La empresa no funciona bien y la culpa seguro que la tenemos nosotros. El empresario y los equipos de dirección tiene la mayoría un pecado de soberbia, siempre se creen que lo saben todo, que los demás necesitan mejorar pero ellos no. Su orgullo y su vanidad les vuelven necios y torpes. En su conciencia hay un cierto sentimiento de culpabilidad, pero jamás la reconocerán ante terceros y lo que es más triste, ante sí mismos

Hoy las empresas precisan para funcionar bien:

  1. Institucionalizar la formación. Sin conocimientos hoy ni se puede dirigir , ni se pueden tomar buenas decisiones
  2. Antes decíamos que las organizaciones habían de ser productivas. Se hablaba de la mejora de la productividad o sea del buen aprovechamiento de los recursos comprometidos. Hoy eso es insuficiente. Además de la productividad hay que mejorar la Tiempo-actividad. Tenemos que aprovechar cada segundo, hay que sacarle rendimiento al tiempo. El tiempo es el único recurso escaso y el tiempo pasado ya no se puede recuperar
  3. Una actitud de cambio permanente. Paralízate y verás caminar a los demás. El cambio y su necesidad son constantes permanentes que las buenas organizaciones deben tener y aplicar de manera continua y natural.


Sin las mencionadas consideraciones sobre el saber, el tiempo y el cambio, nuestras empresas jamás serán competitivas.

Gaya

Francisco Gaya

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